Tietosuojaseloste

Tämä on Vintor Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjä

Vintor Oy (päävastuullinen taho)

Itsehallintokuja 6, 02600 Espoo

09-8861151

vintor@vintor.fi

(jäljempänä ”me” tai ”Vintor”) 

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

tietosuoja@vintor.fi 

Rekisterin nimi

ASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTERI 

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat meidän oikeutetut etumme (esim. asiakassuhteen ylläpitämiseen ja hoitoon sekä laskutukseen liittyen) ja välisemme sopimuksen täytäntöönpano sekä lakisääteisten velvoitteidemme toteuttaminen. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen paremmin asiakkaidemme tarpeita vastaaviksi,
  • sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,
  • asiakassuhteemme hoitaminen,
  • asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi,
  • sähköinen ja suoramarkkinointi,
  • mainonnan kohdentaminen verkkopalveluissamme.

Käytämme asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja myös profilointitarkoituksessa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle yksilöllinen asiakastunniste tai -tiedosto (esimerkiksi eväste), joka tallennetaan rekisteröidyn päätelaitteelle. Tämä mahdollistaa meidän tai alihankkijamme yhdistellä palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja ja luoda näistä rekisteröidyn käyttäytymistä kuvaavan profiilin. Profiloinnin tarkoituksena on selvittää asiakaskäyttäytymistä markkinoinnin kohdentamiseksi ja palvelujen kehittämiseksi vastaamaan paremmin asiakkaiden tarpeita.

Rekisterin tietosisältö

Käsittelemme asiakas- ja markkinointirekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn (kuten prospektin) henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, syntymäaika, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, äidinkieli;
  • rekisteröidyn yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
  • yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot, kuten y-tunnus ja - yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot;
  • asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot, kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, asiakkaan kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, asiakkaan maksutiedot sekä asiakkaan itse vapaaehtoisesti järjestelmiimme antamat tiedot;
  • rekisteröidyn käyttämää tietoliikenneyhteyttä sekä päätelaitetta koskevat tiedot, kuten IP-osoite, laite-ID tai muu laitekohtainen tunniste sekä keksitieto (cookie);
  • tieto tapahtumista, joihin rekisteröity osallistuu, kuten tieto liittyen tapahtumailmoittautumisiin (sisältäen ruokavaliotiedon, jota käsitellään vain henkilön nimenomaisella suostumuksella) sekä laskutukseen;
  • tieto liittyen rekisteröityä koskevaan suoramarkkinointikieltoon
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

 Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta. Lisäksi saatamme kerätä ja päivittää henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten sanomalehdistä ja uutisista, ammatillisista sosiaalisen median verkostoista ja yhtiöiden internetsivuilta sekä viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ja muita asiakastietoja luovutetaan tietoja pyytävälle viranomaisille silloin, kun viranomaisella on siihen lakiin perustuva oikeus. Vintorilla on velvollisuus luovuttaa asiakkaitamme koskevia tietoja laissa säädetyssä laajuudessa viranomaisille laissa säädetyillä perusteilla. Lisäksi voimme luovuttaa tietojasi mahdollisille alihankkijoille, jolloin huolehdimme tietojen säilymisestä luottamuksellisina.

Pääsääntöisesti rekisteröidyn tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle. Siirtäessämme henkilötietoja EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle varmistamme sopimuksin (esimerkiksi käyttämällä EU:n Komission mallisopimuslausekkeita) tai muutoin, että siirrot toteutetaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Lisäksi huolehdimme ja edellytämme myös käsittelijämme huolehtimaan tällöinkin lainsäädännön edellyttämällä tavalla siitä, että henkilötietosi säilyvät edelleen suojattuina huolimatta siitä siirretäänkö niitä EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Evästeiden käyttö

Verkkosivumme hyödyntävät evästeitä ja vastaavia tekniikoita verkkosivuston toteuttamiseksi ja kehittämiseksi, käyttökokemuksen parantamiseksi ja analysoimiseksi sekä markkinoinnin kohdentamiseen tarjoamissamme palveluissa. Jos vierailet verkkosivustollamme ja evästeet on hyväksytty selaimesi asetuksissa, sinun katsotaan hyväksyvän evästeiden käyttömme.

Evästeiden avulla Vintor voi kerätä tietoja esimerkiksi siitä, miltä sivulta kävijä on siirtynyt osoitteeseen, mitä verkkosivujamme selataan ja milloin, mitä selainta käytetään ja mikä on tietokoneen IP-osoite.

Käytämme evästeiden avulla kerättyjä tietoja tyypillisesti seuraaviin tarkoituksiin:

Välttämättömät evästeet ja palveluiden tuottaminen: Evästeet ovat olennaisen tärkeitä verkkosivujemme toiminnan kannalta ja ne mahdollistavat sujuvan käyttökokemuksen. Nämä evästeet eivät kerää tietoja, jotka mahdollistavat käyttäjän tunnistamisen.

Sivustoa parantavat evästeet: Seuraamalla näiden evästeiden käyttöä voimme parantaa verkkosivujemme toimintaa. Saamme esimerkiksi tietoa, mitkä ovat sivujemme suosituimmat osat, mihin käyttäjät suuntaavat tai miltä verkkosivulta he saapuvat ja kuinka kauan he viipyvät sivuillamme. Voimme saada tietoa esimerkiksi käyttäjien lukemista artikkeleista (jotta tiedämme suositut aiheet).

Sosiaalisen median ja markkinoinnin kohdistaminen: Näiden evästeiden avulla voimme tehdä sisällöstä mahdollisimman yksilöityä, jolloin voimme näyttää esimerkiksi käyttäjän mukaan kohdistettuja mainoksia ja sisältöä aiemman verkkokäyttäytymisen perusteella. Vintor käyttää kolmansien osapuolten hallitsemia mainontaevästeitä esitelläkseen tuotteitaan sekä omalla että muiden osapuolten sivustoilla. Voit poistaa käytöstä tietyt kolmansien osapuolten hallitsemat mainontaevästeet kolmansien osapuolten hallintasivustoilta.

Verkkosivuillamme voi olla linkkejä ja yhteyksiä kolmansien osapuolien verkkosivuille, tuotteisiin ja palveluihin sekä kolmansien ns. yhteisöliitännäisiä (kuten LinkedIn ja Twitter). Vintorin sivustoilla olevat kolmannen osapuolen ylläpitämät liitännäiset latautuvat näiden palveluiden omilta palvelimilta, jolloin kolmas osapuoli voi asettaa omia evästeitään. Näihin Vintorin verkkosivuilla oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin ja sovelluksiin sovelletaan kolmannen osapuolen tietosuojalausuntoa. Suosittelemme tutustumaan asianomaisen kolmannen osapuolen tietosuojakäytäntöihin.

Voit tarkastella käytettävissä olevia asetuksia evästeiden hallitsemiseksi selaimessasi. Voit halutessasi estää evästeiden käytön muuttamalla selaimen asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Jossakin tapauksissa tämä voi tämä johtaa siihen, verkkosivujemme selailu hidastuu tai pääsy joillekin sivuille estyy kokonaan. Osaa sivustoillamme käytössä olevista evästeitä hallinnoivat kolmannet osapuolet ja voit vaihtoehtoisesti käyttää kolmansien osapuolten omia työkaluja näiden evästeiden estämiseen. Evästeiden säilytysaika vaihtelee evästeiden tyypin mukaan. Istuntoevästeet vanhenevat, kun selain suljetaan. Pysyvillä evästeillä on yleensä voimassaoloaika, joka vaihtelee kahdesta kuukaudesta muutamaan vuoteen. 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Säilytämme asiakkaidemme henkilötiedot ja muut asiakastiedot luottamuksellisina ja käytämme henkilötietoja vain tässä rekisteriselosteessa määriteltyihin käyttötarkoituksiin ja muuten lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla. Pyrimme pitämään huolen siitä, että henkilötiedot ja muut asiakastiedot ovat ajan tasalla ja oikeellisia. Suojaamme asiakastietomme mahdollisimman tehokkaasti ja pyrimme estämään ulkopuolisten pääsyn tietojärjestelmiimme. Henkilötietoja ja muita asiakastietoja käsittelevä henkilöstömme on vaitiolovelvollinen työssään käsittelemistään tiedoista. Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään niin, että Vintor toteuttaa ja ylläpitää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimenpiteitä sekä Vintorin tietoturvakäytäntöjä.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Asiakas- ja markkinointirekisterissä olevat henkilötiedot poistetaan, kun tiettyyn asiakassuhteeseen tai palveluun liittyvä kanne- ja reklamaatioaika on kulunut loppuun. Tämä aika on tyypillisesti kymmenen (10) vuotta. Markkinointitarkoituksiin käsiteltävää tietoa säilytetään toistaiseksi.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista sekä muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi niiltä osin, kuin käsittelemme tietoasi suostumukseesi perustuen.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Voit toimittaa kaikki tämän kohdan mukaiset pyynnöt ja vaatimukset henkilökohtaisesti tai kirjallisesti selosteen Rekisteriasioiden yhteyshenkilö -kohdassa mainitulle taholle.

Muutokset tähän selosteeseen

Tehdessämme muutoksia tähän selosteeseen, päivitämme uuden selosteen internetsivuillemme ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan. Jos tekemämme muutokset ovat merkittäviä, voimme tiedottaa niistä sinulle muilla keinoilla, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia tai laatimalla asiasta tiedotteen kotisivuillemme. Suosittelemme, että tarkastat tämän selosteen säännöllisesti pysyäksesi tietoisena mahdollisista muutoksista.